Hướng Dẫn Cách Chọn Đúng Loại Flow Cho Salesforce Admin

Flow rất “khủng”. Bạn đang ngồi đó với một yêu cầu nghiệp vụ, nhìn chằm chằm vào màn hình “New Flow” mà không biết nên chọn loại flow nào. Điều đó thực sự có thể khiến bạn thấy choáng ngợp. Bạn có thể chọn một loại flow và bắt đầu xây dựng, nhưng rồi giữa chừng mới phát hiện ra rằng loại flow đó không phù hợp. Và thế là bạn phải sao chép, dán lại toàn bộ cấu hình từ flow ban đầu sang một loại flow khác. Thật tốn thời gian! Rất nhiều người xây dựng flow trong chúng ta đã từng rơi vào tình huống này và hoàn toàn đồng cảm (bao gồm cả tôi).

Tôi ở đây để giúp bạn “giải mã” các loại flow bằng một hướng dẫn mà bạn có thể dùng như kim chỉ nam. Nhưng trước hết, hãy thống nhất một điều: Tôi sẽ không hướng dẫn bạn cách xây dựng flow trong bài này. Thay vào đó, tôi sẽ giúp bạn xác định nên đi theo “con đường flow” nào.

Sự khác biệt chính giữa các loại flow nằm ở sự kiện kích hoạt (trigger event): “Điều gì khiến flow bắt đầu chạy?”

Nếu bạn có thể trả lời câu hỏi đó cho yêu cầu nghiệp vụ của mình, bạn sẽ biết nên chọn loại flow nào.

Mặc dù danh sách các loại flow ngày càng nhiều, tôi sẽ tập trung vào những loại phổ biến nhất để giúp bạn nắm được phần lớn bức tranh. Với mỗi loại flow, tôi sẽ đề cập đến: Trigger (khi nào nó bắt đầu?), Role (vai trò của nó là gì?), và cách bạn có thể tìm hiểu sâu hơn.

Các loại Flow cho Salesforce Admin

Screen Flow

The Trigger: Tương tác của người dùng (nhấn nút hoặc liên kết), hoặc được gọi từ trang Lightning, trang Experience Cloud, hoặc bên trong một Lightning Web Component hay Aura Component.

The Role: Hướng dẫn số (digital guide). Loại flow này thay thế các biểu mẫu giấy hoặc những trang record dài và phức tạp. Đây là loại flow duy nhất có thể tương tác hoặc “trò chuyện” trực tiếp với người dùng.

Tìm hiểu sâu hơn về cách xây dựng một wizard có hướng dẫn hoặc thay thế biểu mẫu giấy trong bài blog của tôi: What Is a Screen Flow?

Record-Triggered Flow

The Trigger: Một record được tạo mới, cập nhật hoặc xóa.

The Role: Phản ứng tức thì. Đây là phiên bản thay thế hiện đại cho các công cụ cũ như Process Builder và Workflow Rules.

Record-triggered flow chạy âm thầm ở chế độ nền ngay khi dữ liệu thay đổi và đáp ứng các điều kiện đã được chỉ định.

Cần tự động cập nhật trường dữ liệu hoặc gửi email khi một record được lưu? Hãy tham khảo bài What Is a Record-Triggered Flow?

Schedule-Triggered Flow

The Trigger: Thời gian và tần suất (chạy một lần, hàng ngày hoặc hàng tuần).

The Role: Bộ xử lý theo lô (batch processor). Loại flow này xử lý các công việc bảo trì định kỳ, chẳng hạn như cập nhật địa chỉ Contact khi địa chỉ Account thay đổi hàng loạt, để bạn không phải cập nhật thủ công.

Muốn tự động hóa các tác vụ định kỳ như gửi email chúc mừng sinh nhật hoặc dọn dẹp dữ liệu? Tìm hiểu thêm trong bài What Is a Schedule-Triggered Flow?

Autolaunched Flow

The Trigger: Được khởi chạy tự động bởi một cơ chế tự động hóa khác. Nó không tự bắt đầu; mà chờ được gọi từ một nút bấm, Apex, một flow khác, một agent, v.v.

The Role: Tự động hóa dạng module có thể tái sử dụng và độc lập. Hãy hình dung nó giống như quy trình đun sôi nước có thể được gọi bởi một quy trình lớn hơn như pha cà phê hoặc nấu mì, mà không cần phải định nghĩa lại từng bước mỗi lần.

Thay vì xây dựng cùng một logic 10 lần, bạn xây dựng và bảo trì một lần — nhưng sử dụng nhiều lần. Tất cả là để làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn.

Muốn xây dựng logic có thể tái sử dụng và “cắm” vào các cơ chế tự động hóa khác? Hãy tham khảo bài What Is an Autolaunched Flow?

Platform Event-Triggered Flow

The Trigger: Một tín hiệu từ “thế giới bên ngoài”. Một hệ thống bên ngoài như máy in hoặc đồng hồ thông minh gửi thông điệp vào Salesforce.

The Role: Người lắng nghe (listener). Quy trình này chờ thông tin từ các hệ thống bên ngoài và phản ứng ngay lập tức mà không cần người dùng thao tác.

Cần Salesforce phản ứng khi một hệ thống bên ngoài gửi tín hiệu? Hãy tìm hiểu cách đăng ký (subscribe) sự kiện qua bài What Is a Platform Event-Triggered Flow?

Đó là những loại flow phổ biến nhất, nhưng vẫn còn nhiều loại khác. Bạn có thể sẽ gặp thêm các loại flow khác để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ cụ thể của mình.

• Template-triggered prompt flow: Được khởi chạy từ Prompt Builder để thêm hướng dẫn (prompt instructions) vào một prompt template cụ thể.

• Orchestrations: Flow Orchestration trông giống một flow thông thường nhưng hoạt động rất khác vì nó có thể tạm dừng, chờ đợi và phân công công việc. Hãy xem nó như một “điều phối giao thông” hoặc quản lý dự án của các flow. Orchestrator điều phối toàn bộ quy trình có nhiều người tham gia và nhiều bước, giao việc (các bước tương tác) cho từng người dùng cụ thể, tạm dừng và chờ họ hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Orchestration có thể được kích hoạt tự động (autolaunched) hoặc theo record (record-triggered).

• Approval processes: Đây là quy trình tự động hóa hiện đại sử dụng Flow Orchestration để giúp bạn xây dựng quy trình phê duyệt nhiều bước, nhiều người tham gia. Quy trình phê duyệt có thể là autolaunched hoặc record-triggered.

• Data cloud-triggered flow: Được kích hoạt khi các điều kiện của Data 360 Data Model Object (DMO) hoặc Calculated Insight Object (CIO) được đáp ứng.

Việc chọn đúng loại flow không chỉ đơn thuần là đánh dấu một ô kỹ thuật cho xong. Bạn đang xây dựng nền tảng cho một môi trường Salesforce sạch sẽ và có khả năng mở rộng. Bí quyết để điều hướng trong Flow Builder không nằm ở việc ghi nhớ từng thành phần một — mà là tự tin xác định trigger của tự động hóa. Khi bạn có thể trả lời chính xác câu hỏi: “Điều gì khiến flow này bắt đầu chạy?”, bạn đang bảo vệ tài sản quý giá nhất của mình: thời gian.

Bằng cách chọn đúng “con đường flow” ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được sự bực bội khi rơi vào ngõ cụt chức năng và không phải tốn công xây dựng lại toàn bộ logic từ đầu.

Dù bạn cần một “hướng dẫn số” để tương tác với người dùng hay một quy trình âm thầm xử lý dữ liệu ở chế độ nền, việc tập trung vào trigger của tự động hóa sẽ đảm bảo bạn xây dựng có mục đích rõ ràng.

Lần tới khi bạn nhìn vào màn hình “New Flow”, đừng để danh sách các loại flow làm bạn nản lòng. Hãy dùng hướng dẫn này như kim chỉ nam, chọn đúng trigger, và xây dựng với sự tự tin rằng bạn đã đi đúng hướng ngay từ cú nhấp chuột đầu tiên trong Flow Builder.

Chúc bạn xây flow vui vẻ!