Nếu bạn là một Salesforce Admin mới đang trong quá trình học để thi chứng chỉ, có lẽ bạn cũng từng cảm thấy nền tảng Salesforce “lớn” đến mức nào. Với rất nhiều kiến thức, tính năng và thiết lập cần tìm hiểu, việc bắt đầu đôi khi cũng đã là một thử thách.

Salesforce là một nền tảng vô cùng mạnh mẽ, đồng nghĩa với việc có rất nhiều tính năng và cấu hình khác nhau để khám phá. Tuy nhiên, các Admin mới không cần phải học tất cả mọi thứ ngay từ đầu. Điều quan trọng hơn là xác định được những kiến thức và tính năng nền tảng có thể giúp bạn nhanh chóng làm chủ công việc và tạo ra tác động trong vai trò của mình.

Trong quá trình tìm hiểu về Salesforce Admin, một câu hỏi đáng để đặt ra là: Những tính năng nào nên được ưu tiên học trước? Đặc biệt là những tính năng có thể giúp Admin kiểm soát hệ thống tốt hơn, hỗ trợ người dùng hiệu quả hơn và tạo ra giá trị ngay từ những giai đoạn đầu.

Từ góc nhìn đó, dưới đây là 6 tính năng Salesforce quan trọng mà các Admin mới nên ưu tiên tìm hiểu. Đây đều là những nền tảng kiến thức cần thiết, giúp bạn xây dựng sự tự tin trong vai trò Salesforce Admin và tạo tiền đề để tiếp tục khám phá những tính năng nâng cao hơn sau này.

6 Tính Năng Salesforce Admin Chú Trọng

1. Công cụ quản lý người dùng

Admins chịu trách nhiệm đảm bảo đúng người cả nội bộ và bên ngoài có đúng quyền truy cập. Điều này bao gồm khả năng tạo và vô hiệu hóa người dùng; hiểu về profiles, permission sets và permission set groups; quản lý license; quyền truy cập đăng nhập; và khắc phục các vấn đề về khả năng hiển thị của người dùng.

Một vài trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm:

• Onboarding một người dùng mới: Tạo bản ghi người dùng của họ, chỉ định license phù hợp và cấp quyền truy cập bằng permission sets và permission set groups để họ có quyền truy cập phù hợp nhằm thực hiện công việc của mình.

• Khắc phục sự cố về quyền truy cập: Xem xét profiles và permission sets để xác định quyền truy cập nào đang thiếu và cách khắc phục. Điểm cộng nếu bạn sử dụng Setup Powered by Agentforce để hỗ trợ khắc phục sự cố và sửa các vấn đề về quyền truy cập!

Nếu admins quản lý người dùng hiệu quả, họ có thể giữ cho org của mình an toàn đồng thời đảm bảo người dùng có những gì họ cần để thực hiện công việc. Bắt đầu với The Complete Guide to Salesforce User Management.

2. Object Manager và Schema Builder

Điều bắt buộc là admins phải hiểu mô hình dữ liệu của mình và cách tổ chức sử dụng cả standard objects và custom objects để hỗ trợ các quy trình kinh doanh. Admins cũng cần có khả năng tạo fields và relationships để mở rộng mô hình dữ liệu.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm:

• Thêm một field để hỗ trợ quy trình kinh doanh bằng Object ManagerHiểu cách dữ liệu kết nối với nhau bằng Schema Builder để nhanh chóng hình dung các mối quan hệ và có được thông tin chi tiết về mô hình dữ liệu

• Nếu admins hiểu cách dữ liệu của tổ chức được cấu trúc, mọi thứ khác trong Salesforce - reports, automation, apps sẽ trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều.

3. Lighting App Builder và Dynamic Forms

Với tư cách là chủ sở hữu sản phẩm CRM, admins là cầu nối giữa doanh nghiệp và công nghệ, điều đó có nghĩa là họ hiểu sâu sắc các workflow cần diễn ra và cách người dùng hoàn thành công việc trong hệ thống. Admins định hình trải nghiệm người dùng bằng cách tùy chỉnh các record pages, điều chỉnh layouts cho các vai trò khác nhau và làm cho các trang trở nên dynamic.

Dưới đây là một số ví dụ:

• Thiết kế lại page layouts trong Lightning App Builder để làm nổi bật các fields quan trọng và hướng dẫn người dùng qua các giai đoạn của object bằng cách đặt các components quan trọng nhất ở đầu trang.

• Cho một số fields nhất định chỉ xuất hiện khi chúng có liên quan, sử dụng Dynamic Forms để làm cho một trang thực sự dynamic và cụ thể theo từng record.

Một Lightning page được thiết kế tốt giúp người dùng tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và khiến trải nghiệm trở nên thú vị và hiệu quả hơn. Thực hành trực tiếp với Lightning App Builder trên Trailhead.

4. Reports và Dashboards

Salesforce có giá trị nhất khi các team và stakeholders không chỉ có thể nhìn thấy mà còn có thể hành động dựa trên dữ liệu của họ. Bằng cách biết nên sử dụng report type nào và cách lọc cũng như nhóm reports trong Report Builder, admins có thể báo cáo dữ liệu giúp định hướng hoạt động kinh doanh. Đưa các reports vào các dashboards trực quan giúp stakeholders dễ dàng xem insights và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs).

Các trường hợp sử dụng bao gồm:

• Chia sẻ insights với ban lãnh đạo bằng các reports được lọc theo ngày và các tiêu chí quan trọng

• Hiển thị dữ liệu trên team dashboards để dữ liệu dễ dàng được hiểu bằng cách sử dụng các visual components

Reports và dashboards biến dữ liệu thô thành insights mà các team sử dụng và thúc đẩy các tổ chức được dẫn dắt bởi dữ liệu, thay vì chỉ phản ứng với dữ liệu.

5. Flow Builder

Flow không còn là tùy chọn. Đây là cách admins tạo ra tác động lớn bằng automation. Các kỹ năng Flow cơ bản đặt nền tảng cho việc tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm công việc thủ công và cải thiện tính nhất quán của dữ liệu.

Một vài cách mà admins mới có thể sử dụng Flow bao gồm:

• Tự động hóa các tác vụ thủ công (như gửi email) hoặc cập nhật các records liên quan khi có điều gì đó thay đổi bằng cách sử dụng record-triggered flow

• Hướng dẫn người dùng nhập dữ liệu bằng cách sử dụng screen flow

Với Flow, admins có thể loại bỏ công việc lặp đi lặp lại và đảm bảo các quy trình nhất quán. Mặc dù một admin có thể dành nhiều năm để phát triển các kỹ năng Flow nâng cao, vẫn có rất nhiều điều mà các admin mới nên học về tính năng này để giúp cuộc sống của họ (và người dùng của họ) trở nên dễ dàng hơn.

6. Release Updates và Security Health Check

Nghe có vẻ như một nhiệm vụ đáng ngại, nhưng admins chịu trách nhiệm giữ cho Salesforce an toàn, ổn định và được cập nhật. Salesforce rất coi trọng Trust đó là giá trị số 1 của chúng tôi và thực hiện rất nhiều công việc phía sau để biến điều này thành hiện thực.

Các nhu cầu về bảo mật luôn thay đổi. Salesforce ra mắt ba bản phát hành lớn mỗi năm để cải thiện hiệu suất, bảo mật, logic và khả năng sử dụng của các Salesforce instances (cùng với một số tính năng mới tuyệt vời mà admins rất hào hứng), nhưng những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến Salesforce orgs và các tùy chỉnh hiện có. Điều quan trọng là admins phải theo sát những bản cập nhật này và xác định tác động của chúng.

Bằng cách sử dụng các tính năng dành cho admin như Release Updates và Security Health Check, các admin mới có thể theo dõi những thay đổi sắp tới của nền tảng, xem xét các cài đặt bảo mật, giải quyết các lỗ hổng và duy trì tình trạng hoạt động tốt của org.

Admins có thể theo dõi bảo mật của org bằng cách:

• Theo sát các release updates và kiểm thử chúng trong một sandbox trước khi kích hoạt trong production

• Chạy Health Check để xem họ có thể cải thiện bảo mật ở đâu bằng cách đáp ứng các tiêu chuẩn và cập nhật được khuyến nghị

Admins đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và bảo mật lâu dài của Salesforce.

Xây dựng kỹ năng của bạn

Salesforce Admins giám sát rất nhiều thứ trên nền tảng, nhưng các admin mới không cần phải học mọi thứ ngay lập tức. Sáu tính năng này cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc để khi trở nên giàu kinh nghiệm hơn với nền tảng, bạn sẽ sẵn sàng khám phá các khả năng nâng cao hơn trong org của mình. Tập trung vào những tính năng này sẽ giúp bạn xây dựng sự tự tin khi phát triển trong vai trò của mình.

Tìm hiểu thêm về những trách nhiệm cốt lõi của một Salesforce Admin và áp dụng những kỹ năng này vào công việc!

Đăng ký khoá học Salesforce Admin tại talentforce.vn