Bạn đang bắt đầu hành trình trở thành Salesforce Admin và cảm thấy “choáng ngợp” vì nền tảng này quá rộng lớn? Bạn không hề đơn độc.

Salesforce là một hệ sinh thái cực kỳ mạnh mẽ với hàng trăm tính năng, công cụ và cấu hình khác nhau. Điều này khiến nhiều admin mới gặp khó khăn khi không biết nên bắt đầu từ đâu. Tin tốt là: bạn không cần học tất cả ngay từ đầu.

Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá 6 tính năng quan trọng nhất mà mọi Salesforce Admin mới nên ưu tiên, giúp bạn nhanh chóng tạo ra giá trị và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự nghiệp

1. Công cụ quản lý người dùng (User Management Tools)

Admin chịu trách nhiệm đảm bảo đúng người cho cả nội bộ và bên ngoài có quyền truy cập phù hợp. Điều này bao gồm việc tạo và vô hiệu hóa người dùng; hiểu về profile, permission set và permission set group; quản lý license; quyền đăng nhập; và xử lý các vấn đề về quyền truy cập.

Một số tình huống phổ biến:

• Onboarding người dùng mới: Tạo hồ sơ người dùng, gán license phù hợp và cấp quyền bằng permission set để họ có thể làm việc.

• Xử lý lỗi quyền truy cập: Xem xét profile và permission set để xác định thiếu quyền gì và cách khắc phục.

Nếu quản lý người dùng hiệu quả, admin có thể giữ hệ thống an toàn đồng thời đảm bảo người dùng có đủ quyền để làm việc.

2. Object Manager và Schema Builder

Admin cần hiểu rõ mô hình dữ liệu và cách tổ chức sử dụng các đối tượng (object) chuẩn và tùy chỉnh để hỗ trợ quy trình kinh doanh. Họ cũng cần biết cách tạo field và relationship để mở rộng mô hình dữ liệu.

Các tình huống thường gặp:

• Thêm field mới để hỗ trợ quy trình kinh doanh bằng Object Manager

• Sử dụng Schema Builder để hình dung mối quan hệ giữa dữ liệu

Nếu quản trị viên hiểu cấu trúc dữ liệu của tổ chức mình, thì mọi thứ khác trong Salesforce báo cáo, tự động hóa, ứng dụng sẽ trở nên dễ hiểu hơn nhiều.

3. Lightning App Builder và Dynamic Forms

Admin là cầu nối giữa kinh doanh và công nghệ, vì vậy họ cần hiểu rõ quy trình làm việc và cách người dùng thao tác trong hệ thống. Admin định hình trải nghiệm người dùng bằng cách tùy chỉnh trang record, bố cục cho từng vai trò và làm cho trang trở nên linh hoạt.

Một vài ví dụ:

• Thiết kế lại bố cục trang trong Lightning App Builder để làm nổi bật các trường quan trọng và hướng dẫn người dùng qua các giai đoạn tạo đối tượng, với các thành phần quan trọng nhất nằm ở đầu trang.

• Chỉ hiển thị các trường thông tin nhất định khi chúng có liên quan, sử dụng Biểu mẫu động để làm cho trang thực sự năng động và phù hợp với từng bản ghi.

Một trang Lightning được thiết kế tốt giúp người dùng tập trung vào thông tin quan trọng và làm việc hiệu quả hơn.

4. Reports và Dashboards

Salesforce phát huy tối đa giá trị khi các nhóm và các bên liên quan không chỉ có thể xem mà còn có thể hành động dựa trên dữ liệu của họ. Bằng cách biết loại báo cáo nào cần sử dụng, cũng như cách lọc và nhóm báo cáo trong Report Builder, quản trị viên có thể báo cáo dữ liệu giúp định hướng hoạt động kinh doanh. Việc đưa các báo cáo vào bảng điều khiển trực quan giúp các bên liên quan dễ dàng xem thông tin chi tiết và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI).

Các trường hợp sử dụng:

• Chia sẻ báo cáo với lãnh đạo theo các tiêu chí quan trọng

• Hiển thị dữ liệu trực quan trên dashboard

Các báo cáo và bảng điều khiển biến dữ liệu thô thành những thông tin chi tiết mà các nhóm sử dụng và thúc đẩy các tổ chức hoạt động dựa trên dữ liệu, chứ không chỉ đơn thuần là phản ứng lại dữ liệu. 

5. Flow Builder

Flow không còn là tùy chọn nữa. Đó là cách các quản trị viên tạo ra tác động lớn bằng tự động hóa. Kỹ năng Flow cơ bản đặt nền tảng cho việc tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm công việc thủ công và cải thiện tính nhất quán của dữ liệu. Ví dụ:

• Tự động hóa các tác vụ thủ công (như gửi email) hoặc cập nhật các bản ghi liên quan khi có sự thay đổi bằng cách sử dụng quy trình kích hoạt bản ghi.

• Hướng dẫn người dùng nhập dữ liệu bằng quy trình màn hình.

Với Flow , quản trị viên có thể loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại và thực thi các quy trình nhất quán. Mặc dù một quản trị viên có thể mất nhiều năm để phát triển các kỹ năng Flow nâng cao, nhưng có rất nhiều điều mà các quản trị viên mới nên tìm hiểu về tính năng này để giúp công việc của họ (và của người dùng) trở nên dễ dàng hơn.

6. Release Updates và Security Health Check

Dù có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng quản trị viên phải đảm bảo Salesforce luôn an toàn, ổn định và được cập nhật liên tục. Salesforce rất coi trọng sự tin cậy đây là giá trị hàng đầu của chúng tôi và đã thực hiện nhiều công việc hậu trường để đạt được điều này. 

Nhu cầu bảo mật không ngừng thay đổi. Salesforce phát hành ba bản cập nhật lớn mỗi năm để nâng cao hiệu suất, bảo mật, logic và khả năng sử dụng của các phiên bản Salesforce (cùng với một số tính năng mới tuyệt vời mà các quản trị viên rất ưa thích), nhưng những cập nhật này có thể ảnh hưởng đến các tổ chức Salesforce và các tùy chỉnh hiện có. Việc các quản trị viên luôn cập nhật và xác định tác động của chúng là rất quan trọng. 

Thông qua việc sử dụng các tính năng quản trị như Cập nhật bản phát hành và Kiểm tra tình trạng bảo mật, quản trị viên mới có thể theo dõi các thay đổi sắp tới của nền tảng, xem xét cài đặt bảo mật, khắc phục các lỗ hổng và duy trì trạng thái hoạt động ổn định của tổ chức.

Admin có thể:

• Theo dõi cập nhật và kiểm tra trong sandbox trước khi áp dụng

• Chạy Health Check để cải thiện bảo mật

Admin đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và bảo mật lâu dài của hệ thống.

Phát triển kỹ năng trở thành Salesforce Admin

Salesforce Admin phải quản lý nhiều thứ, nhưng admin mới không cần học tất cả ngay lập tức. Sáu tính năng trên sẽ giúp bạn có nền tảng vững chắc để phát triển thêm các kỹ năng nâng cao sau này.

Tập trung vào những nội dung này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi phát triển trong vai trò của mình. Hãy tìm hiểu thêm về trách nhiệm cốt lõi của Salesforce Admin và áp dụng các kỹ năng này vào công việc thực tế!